Как правильно работать с фрилансерами? Подробная инструкция для клиентов.

10 правил работы с удалённым сотрудником

В кризис всё больше бизнесменов обращаются к услугам удалённых сотрудников. Работы становится меньше и платить зарплату штатным специалистом за меньшую выработку становится просто не разумно. Практически любую компетенцию можно закрыть удалённым сотрудником, исключения составляют только специальности, требующие физического присутствия (офис-менеджер, продавец-консультант, официант и тд). На фрилансе легко найти специалистов по 1С, программистов, маркетологов, дизайнеров, менеджеров по продажам, системных администраторов. Они действительно могут сэкономить время и деньги, но только в том случае, если вы умеете с ними правильно работать. В этой статье я расскажу о 10 правилах работы с удалённым сотрудником, которые сама применяю ежедневно.

ПРАВИЛО 1. РАЗБЕРИТЕСЬ В ПРОБЛЕМЕ ВМЕСТЕ

Мы говорим на одном языке, но понимаем всё по-разному. Вы говорите дизайнеру-фрилансеру «Нарисуй мне красивый сайт», но никто из вас не понимает, что это значит. Если вы отпустите фрилансера с этими словами, он вам ничего не сделает.

Скажете копирайтеру “Напиши тесты хорошо” и получите нечто среднее между плохо и очень плохо.

Как оказалось мы даже иногда видим разные цвета одного и того же предмета

Исполнитель не понимает вашу задачу по определению. А недопонятая задача порождает плохой результат. Если я не понимаю, что делаю и зачем, то сделаю это плохо. Разумеется, разобраться в задаче — ответственность исполнителя. Опытный фрилансер не слезет с вас, пока не прояснит задачу до последней детали. Хороший исполнитель задаст вам миллион уточняющих вопросов, нарисует в голове образ решения и заставит с ним согласиться. Если вы не лезете на стену от дотошности своего фрилансера, вам попался зеленый.

Не ждите пока неопытность фрилансера станет вашей проблемой и разбирайтесь с задачей вместе.

1. Дайте проблему, а не решение.

Если у вас низкая конверсия в заказ на сайте, то не стоит дизайнеру сразу ставить задачу на корректировку форм и цвета кнопок. Пускай предложит свои варианты решения проблемы. Понятно, что это не совсем его работа, но понимание проблемы включит мозг подрядчика. Он превратиться из исполнителя в партнёра.

2. Проговорите решение.

Пройдите по всем этапам работы вместе с подрядчиком. Заставьте его думать обо всех подробностях еще до того, как обсудите цену. Любой замятый вопрос и сглаженный угол — это пропасть, в которую со свистом улетит ваш проект. Отловите эти вопросы и проясните.

3. Зафиксируйте всё на бумаге.

Это может быть не бумага, а электронный документ. Суть одна – запротоколировать все договорённости. Мы в агентстве при работе с фрилансерами формируем на каждые работы отдельный файл технического задания, где подрядчик может задать вопросы и отметить выполненные пункты работ.

Можно долго рассуждать о том, что клиент не обязан думать о своей задаче. Мол, это забота фрилансера — все уточнить. Это чушь. Проект — это партнерство. Каждый должен стараться по максимуму. Если заказчик видит, что исполнитель «плавает» в задаче, то он должен вмешаться и навести порядок. Успокаивать себя мыслью, что, мол, «это не моя ответственность» — это безответственно.

ПРАВИЛО 2. НЕ ВЕРЬТЕ КАЖДОМУ СЛОВУ

Если вы на веру воспринимаете всё, что говорит фрилансер, то рискуете остаться без денег и выполненной работы. Фрилансер - это ребёнок, который никогда не скажет напрямую, что сроки будут сорваны. Но он с радостью сообщить, что “Я заболел”, “Заболел ребёнок/родственник”, “Нет света или интернета”, “Переезжаю” и тд. В 80% случаев все причины не сделанной работы будут означать одно: “ У меня есть более выгодный заказ!”. Считывайте слова-отмазки и выходите сразу на открытый диалог:

"Иван, у тебя не первый раз отключается интернет, мне кажется, что ты просто сейчас завален работой и не успеваешь.Я понимаю это. Давай оговорим реальные сроки завершения работ."

Так вы не потеряете время и покажете подрядчику, что сроки для вас не пустой звук.

ПРАВИЛО 3. СЛЕДИТЕ ЗА СРОКАМИ.

Просто примите как данность, что озвученные сроки будут сорваны. И дело здесь не в личных качествах подрядчика, а в том, как устроена его работа.

Фрилансер работает в вечном цейтноте, сразу несколько заказов конкурируют за его внимание. Чтобы взять проект он озвучивает всем самые сжатые сроки. И когда все проекты поступают разом в работу, то неразбериха с дедлайнами неизбежна. Озвучить точные сроки невозможно, так как фрилансер никогда не знает какие из проектов точно поступят в работу, а какие нет.

Внимание проектам фрилансер уделяет по степени срочности: что жарче горит, то и срочно. Чтобы сегодня фрилансер занимался вашим заказом, он должен знать, что завтра у него срок сдачи, и если он не сдаст — ему будет больно, стыдно и голодно. Поэтому сегодня он откладывает все заказы и срочно занимается вашим.

Чтобы получить от фрилансера работу вовремя держите его в состоянии аврала:

- Разбейте проект на этапы и жёстко контролируйте выполнение каждого.

Идеально если подрядчик сам назначит дедлайны по каждому пункту работы, так психологически он возьмёт большую ответственность на себя.

- Показывайте недовольство.

Подрядчик нарушил оговоренный срок одного из этапов? Громко негодуйте и говорите как расстроены. Возьмите с фрилансера обещание, что такое никогда не повториться. И помните, что отсутствие контроля промежуточных этапов с вашей стороны, ещё больше расслабляет исполнителя. Он быстро поймёт, что вы не требовательный заказчик и поставит вас в очередь под названием “ВечноОжидающийПросящий”

- Напоминайте о себе.

Просто черкните пару строк на почту или в skype и уточните как идёт работа. Фрилансеру сложно следить за сроками, у него много таких как вы. Как не странно, но выполнение работы больше нужно вам, чем ему.

- Проводите оплату по этапам.

Есть подрядчики, которые требуют 100% предоплату, это нормальная практика для высококвалифицированных специалистов. Так они фильтруют качество клиента. Однако в большинстве случаев исполнители готовы на оплату частями. Идеальный вариант 50% на 50%. Но помните, что чаще всего фрилансер не боится потерять деньги: он считает, что пока он обслуживал одного трудного клиента, он мог бы обслужить десятерых простых. Поэтому не давите на деньги. Деньги вне уравнения.

ПРАВИЛО 4. БУДЬТЕ СТАРШИМ БРАТОМ

Фрилансер — талантливый ребенок. Если бы он был достаточно взрослым и собранным,то давно запустил бизнес и отдыхал на Бали. Не ожидайте от него взрослых поступков — признания вины или предупреждения беды. Ему не до этого, он занят выживанием. Не будьте для фрилансера клиентом-занудой, который вечно ругается и грозится задержать оплату - это не работает. Станьте старшим братом, который вовремя подскажет, напомнит, пригрозит, но всегда поймёт и простит.

Будьте умнее: берите его настойчивостью, уважением и вниманием. Подавайте пример. Будьте порядочны, и фрилансеру самому будет стыдно вас обманывать.

Это люди замученные работой и вечными горящими дедлайнами. Отнеситесь к ним с пониманием.

ПРАВИЛО 5. ПРОВОДИТЕ ОПЛАТУ МОМЕНТАЛЬНО

Хороших клиентов, как и хороших фрилансеров очень мало. Оплаты задерживают, сроки срывают, договорённости не помнят. Вам нужно показать, что вы выгодный клиент, тогда даже ваши малобюджетные проекты будут ставить в приоритет. Если по каким-то причинам вы не можете быстро провести оплату, то назначьте определённый день и час, когда оплата будет проведена, покажите, что вы чётко выполняете свои обязательства.

ПРАВИЛО 6. ПРИДУМАЙТЕ САМИ СИСТЕМУ РАБОТЫ

Вранье, прокрастинация, выключенный телефон, увиливание, чрезмерные обещания, желание показаться лучше, чем есть — все это в природе фрилансера, и к этому нужно относиться спокойно. Это люди, которые сознательно ушли от системы в свободное плаванье. Как вы думаете почему? Им лень вставать каждый день на работу и идти в офис, им сложно подчиняться и организовывать себя. Нужен толк - берите ситуацию в свои руки. Предложите фрилансеру свою систему отчётности, программу постановки и контроля задач (Битрикс 24, Мегаплан, Basecamp,Asana и тд), оговорите систему коммуникаций. Всё так как будто вы берёте человека в штат.

ПРАВИЛО 7. БЫТЬ НА СВЯЗИ

Поддерживайте постоянный контакт с фрилансером, не отпускайте его. Контрольные точки в проекте должны держать его в тонусе, плюс он должен чувствовать ваше постоянное присутствие.

Не рассчитывайте, что фрилансер сам придет к вам с проблемой: не успеваю, мол, плохо оценил свои силы, давайте составим новый план. Если он так сделал — вы нашли редчайший экземпляр, работайте с ним всегда. Это взрослый, серьезный, умный фрилансер, которого то и фрилансером язык не поворачивается назвать. Это партнер, профессионал и умница. Таких мало.

Чаще всего у фрилансера начнутся потопы в квартире, поездки в больницу, отключения интернета и поминки бабушки. Стыдно, конечно, на человека наседать, когда у него такое событие, но вы-то сердцем чуете, что ничего у него не случилось.

Если фрилансер пускает в ход «уважительные причины», знайте: он в глубоком кризисе. Скорее всего, у него бешено полыхают другие проекты. Отнеситесь к этому с пониманием и поступите по-взрослому: составьте вместе новый план

Не бойтесь быть назойливым. С фрилансерами по-другому никак.

ПРАВИЛО 8. НАКАЗЫВАЙТЕ МОРАЛЬНО

Никогда не наказывайте фрилансера рублём. Хоть они не мотивируются деньгами, но легко ставят ярлыки “Кидалово” на всех, кто хоть раз задержал оплату. Лучшее наказание для фрилансера — это демонстративная передача проекта другому подрядчику. Дайте понять , что цените его как специалиста, но сроки работы для вас важнее важного. Достаточно двух-трёх упущенных заказов, чтобы исполнитель либо начал шевелиться, либо попрощался с вами навсегда.

ПРАВИЛО 9. ЧАЩЕ МЕНЯЙТЕ ПЕРЧАТКИ

Когда пройдёте с фрилансером огонь, воду и медные трубы сорванных сроков, недопониманий, сложностей коммуникации, то при одной мысли о смене подрядчика вас будет мутить. Срывает сроки — не беда, пишет с ошибками и без запятых — я уже привык, хамит и угрожает — потерплю. Избавьтесь от комплекса жертвы и чаще меняйте подрядчиков. Да, это трудно снова объяснять всё с нуля, но и терпеть плохую работу не выход.

ПРАВИЛО 10. ДЕРЖИТЕ ВСЕ ПАРОЛИ ДОСТУПОВ У СЕБЯ

Регистрируйте все сервисы на реквизиты компании. Не допускайте ситуации, когда домен сайта или лицензий на систему управления зарегистрирован на имя фрилансера. Запросите сразу весь список необходимых регистраций и укажите почты и пароли, на которые предпочтительна регистрация. Фрилансер может исчезнуть в любой момент и вы не должны при этом страдать

ТОП ЛЮБИМЫХ ОТМАЗОК НАПОСЛЕДОК

Я более 4 лет работаю с разного рода удалёнными сотрудниками. Иногда в один день приходится координировать работу 3-4 фрилансеров одновременно и слышать столько вариантов отмазок, что хватило бы на маленькую книгу. Делюсь с вами золотым фондом:

— Надо срочно уехать из города

— Заболел ребенок

— Нет интернета пишу с телефона

— Винда полетела

— Я переезжаю в новую квартиру, интернета не будет

— Меня затопили соседи, сушу компьютер

— Как не получили? Я ещё вчера отправил всё на почту. Сейчас перешлю

— Завтра всё отправлю

— Не могу выгрузить обновления на сайт, выдаёт какую-то ошибку

— Я заболел

— Работы много и ваш заказ не в приоритете

— Расстался с девушкой, в депрессии, работать не могу

— Я сделал почти всю работу и вдруг компьютер выключился. Я сегодня всё сделаю.