Лучшие сервисы для автоматизации работы в агентстве: наш опыт

Без автоматизации в агентстве никуда. Если не отладить ее, то запускается снежный ком, который порождает хаос в процессах и неэффективность. Поэтому мы в Адвербс уделяем этому особое внимание и активно внедряем сервисы, упрощающие нам жизнь. Не останавливаемся на традиционных, а находим и используем то, что действительно актуально для наших задач и помогает наладить внутренние и внешние процессы. В статье делимся опытом автоматизации и рассказываем про наши инструменты. Для удобства делим их по отделам агентства.

Отдел продаж: какие сервисы помогают оптимизировать работу

Наш отдел продаж пользуется amoCRM. Раньше работали в Мегаплане, но amoCRM оказался более гибким в настройке и простым в использовании, и мы остановились на нем.

Когда клиент звонит, оставляет заявку в чате социальных сетей, пишет на почту, то сразу приходит лид в amoCRM. В лид передаются автоматически utm-метки, у нас даже письма на почту размечаются. Менеджер знает, из какого канала пришел клиент и на какой оффер. Так мы не теряем обращения и сохраняем историю.

Источники звонков отслеживаем с помощью колл-трекинга Callibri. Этот сервис помогает сэкономить — нам нужно много номеров для отслеживания офлайн активностей, а у Callibri они стоят недорого. Пользуемся телефонией сервиса Sipuni.

Сервисы для управления проектами

Работаем в системе управления проектами Asana. Она построена по принципу канбан — есть карточки задач, которые можно перемещать по этапам выполнения.

Здесь пишем регламенты работы и формируем шаблоны задач.

Асана

В каждой задаче составляем краткую инструкцию — в какой сервис зайти, как с ним работать, что должно получиться в итоге и т. д.

Задачи в Асане

Есть отдельный проект с регламентами. Каждый сотрудник имеет к нему доступ.

Проекты в CRM

К Asana подключен трекер времени Everhour. Благодаря трекеру видим по какому проекту переработка, а по какому выработано не всё время. Исходя из этого, планируем загрузку.

Также в Asana у нас корпоративная база знаний — храним ссылки на интересные статьи, обучающие курсы, сервисы.

База знаний в Асане

Все документы храним в Google Docs и Облаке Mail.ru, чтобы у любого сотрудника команды был доступ.

Для коммуникации между сотрудниками пользуемся корпоративным чатом в Телеграме. Поддержку клиентов осуществляем с помощью Zendesk, Skype, WhatsApp, телеграм.

В Zendesk заводим задачи, отправляем счета, а мессенджеры используем для оперативной связи и ежемесячных созвонов — их записываем с помощью сервиса iFree Skype Recorder.

Несколько сервисов для контактов используем для удобства клиента и упрощения коммуникации. Общение в почте затягивается, а вот в мессенджерах, которыми клиент пользуется ежедневно, связь поддерживать проще и быстрее.

Автоматизация производства

Сервисы для интернет-маркетологов

Здесь у нас, наверное, больше всего сервисов. Агентство ведет рекламные кампании клиентов на множестве площадок — поисковики, медиа, соцсети. У всех площадок разные форматы выгрузки данных, разные подходы к их анализу и разные технологические возможности. Поэтому на помощь приходят подходящие инструменты.

  • K50 и r-broker помогают сопоставлять план-факт в кампаниях, управлять ставками по заданной логике, чтобы не проходить вручную по всей кампании. Также помогают пополнить баланс кампаний автоматически, если менеджер пропустил момент оплаты.

  • Для сбора и группировки запросов для семантического ядра используем Key Collector

  • Сбор и редактирование семантики проводит с помощью Key Collector, Keys.so, расширения для браузера Yandex Wordstat Assistant

  • Для создания и редактирования РК используем стандартные инструменты — «Директ Коммандер», Adwords Editor, Яндекс.Метрика», Google Analytics, Google Tag Manager, Google Tag Assistant, CoMagic, Mango, Callibri

  • Интеллект-карты создаем в Mindmeister

  • Для аудитов используем Spywords, Netpeak Spider, Similar Web, Яндекс.Вебмастер, Screaming Frog, Mobile-Friendly Test, Page Speed Insights, плагин для браузера RDS Bar

  • Для отправки заявок в CRM используем сервисы WebJack и Albato

  • Позиции в поиске мониторим Топвизором

Отчетность у нас самописная. Сделали визуализацию на Power BI для каждого отчета

Отчет PBI

Здесь собраны расходы, заявки, информация по конверсии, позициям в поиске, трафику и CTR. Все данные собираются автоматически, менеджеру остается только сделать сверку раз в месяц и написать вывод по итогам периода. Для проверки остатков по всем проектам сделали сводный дашборд.

Отчет клиенту

Данные храним в сервисе MyBI, тянем данные из систем коллтрекинга, Google таблиц, Google Analytics и CRM клиента, визуализируем с помощью Power BI.

Инструменты для дизайнеров

Прототипы делаем в Figma, для демонстрации макетов клиентам используем InVision. Из конструкторов сайтов больше всего любим Tilda. Рисуем в редакторах Illustrator, Photoshop, InDesign.

Сервисы для программистов

В основе работы у нас система контроля версий Git. А в качестве хостинга исходного кода используем Bitbucket. Для подключения к серверам по FTP пользуемся менеджером FileZilla. В качестве редактора кода используем Atom.

Чтобы сотрудники имели доступ только к тем проектам, в которых они работают, а также чтобы не приходилось искать пароли и вставлять их вручную, мы пользуемся сервисом LastPass. Он предусматривает разграничение прав и автоматическую вставку пароля, если у сотрудника есть к нему доступ.

Для получения инсайтов по работе сайта используем AskUser.

Инструменты в помощь копирайтерам

Рассылки по базе наших подписчиков делаем с помощью сервиса Mailchimp. Для поиска набирающих популярность тем пользуемся инструментом Exploding Topics. Проверяем тексты на повторы в сервисе Свежий взгляд. Оцениваем тексты по SEO-метрикам (водность, спам и т. д.) с помощью Text.ru и Тургенев. Обрабатываем картинки и создаем гифки для статей в Pixelmator.

Бухгалтерия

Для управленческого учета используем 1С-Бухгалтерия 8.0. Для нас нет ничего гибче и надежнее. Кроме «первички» у нас в 1С: отчет о движении денежных средств, отчет о прибылях и убытках, отчет о рентабельности проектов, отчет по заказам — что должны нам и что мы должны подрядчикам. Для обмена документами с контрагентами используем Контур.Диадок.

Резюме

Автоматизация работы в агентстве — постоянный процесс, который стоит совершенствовать, опираясь на актуальные задачи и исходные условия. Важно не становиться «рабом» определенных инструментов, пользуясь ими по привычке. Если вы понимаете, что они становятся неудобными для вашей команды, то подыскивайте новые — благо, предложений на рынке масса, альтернативу можно найти практически по всем направлениям. Переход может быть как резким, так и постепенным — если сервис имеет технические особенности, то стоит подготовить сотрудников и дать им инструкции, не требуя сразу в совершенстве владеть новым инструментом.