Сравниваем облако и коробку Битрикс24: какую версию выбрать

Плюсы и минусы Битрикс24 «из коробки»

Несколько преимуществ коробочной версии Битрикс 24:

— Полный функционал. Есть все разработки и модули, которые предлагает Битрикс24.

— Доступна кастомизация. Открыт исходный код, что позволяет как угодно настраивать систему, вносить изменения и дорабатывать под себя. Для этого не нужны дополнительные приложения — доработки осуществляются при помощи модулей или через PHP.

— Гибкость в настройке прав доступа. Коробочная версия позволяет настраивать доступы для отдельных сотрудников или каждого отдела.

— Безопасность. Все данные хранятся на ваших серверах, что позволяет дополнительно их защищать. Для многих компаний такой формат является единственным допустимым по стандартам безопасности данных.

— Панель управления. Удобно управлять структурой компании и сотрудниками, чистить кеш и исправлять ошибки, настраивать права.

— Доступно создание множества порталов. «Коробка» позволяет создавать свои порталы для отдельных подразделений и департаментов компании.

Теперь перейдем к недостаткам коробочной версии Битрикс24. Минусы условные, потому что напрямую зависят от конкретного бизнеса, который хочет попробовать эту версию. Основное для многих компаний преимущество коробки — автономность — оборачивается с другой стороны главным ее недостатком. Итак, какие мы можем выделить минусы:

— Нужен сервер. Это влечет дополнительные расходы на пользование программой. Можно арендовать сервер в специальном сервисе, например, в Яндекс.Облаке или Таймвеб.

— Разворачивать и внедрять сервис придется самостоятельно. Также требует расходов, времени, навыков или привлечения специалистов.

— Обеспечение безопасности и вся техническая поддержка тоже ложится на ваши плечи. Придется привлечь штатного специалиста поддержки или обратиться к подрядчику-партнеру Битрикс24.

— Стоимость. Покупка лицензии в отрезке одного года обойдется дороже, чем облачное решение. Сюда же добавляем все издержки, связанные с серверами и специалистами. Однако если вы будете пользоваться коробочной версией 2-5 лет и больше, то она окупит себя за счет единоразовой оплаты без необходимости регулярных доплат за доступ.

Кому подойдет коробочная версия Битрикс24

Сравнив все «за» и «против», можем рекомендовать вам Битрикс24 из коробки, если:

— вы компания от 50 человек и вас в CRM все бизнес-процессы, либо пока не все но в перспективе хотите, чтобы были все там. На сайте Битрикса они прямо говорят, что облако подойдет компаниям до 100 сотрудников. То есть если вы доросли до сотни человек, то у вас точно есть не типовые процессы, которые не оцифровать стандартными модулями из Маркетплейса.

— нужна синхронизация CRM с 1С или другими системами учета. В облаке это работает плохо, мы проверяли :-)

— компании принципиально важно хранить данные на собственных серверах и обеспечивать их безопасность самостоятельно.

«За» и «против» облачной версии Битрикс24

Более облегченная облачная версия имеет свои “плюшки”. Их нельзя назвать именно преимуществами над коробкой, потому что там и так полный набор функционала.

Это скорее приятные плюсы.

— Легко начать пользоваться сервисом без крупных вложений. Для старта работы с облаком достаточно зарегистрироваться и оплатить тариф. Нет необходимости в специальных сотрудниках, серверах и дополнительном оборудовании.

Развертывание на облаке довольно простое — его можно выполнить самостоятельно с помощью подсказок системы или обратиться к партнерам Битрикс 24. Настройки также несложные и вполне можно осилить их самостоятельно, для чего-то посложнее — пойти за помощью к партнерам Битрикс24.

— Сервис доступен со всех устройств и в любое время. Стандартная фишка для всех облачных решений — они всегда под рукой.

— Есть встроенные маркетинговые инструменты. Облачная версия дает возможность запустить рекламу и сделать лендинг прямо из CRM.

— Есть маркетплейс с готовыми программными решениями. Для пользователей «облака» доступен магазин с программами для расширения возможностей системы, которые легко установить и работать.

— Новый функционал доступен раньше, чем в «коробке». Это условное преимущество, которое может обернуться для некоторых недостатком. Битрикс выкатывает обновления сначала для облачных пользователей, после тестов его передают в коробку. С одной стороны — у вас есть возможность раньше остальных использовать новые функции, а с другой — они могут быть еще сырыми и сбить ваши настройки.

Недостатки Битрикс24 на облаке:

— Нет доступа к коду. Напрямую что-то доработать нельзя, только с помощью готовых решений из маркетплейса.

— Данные хранятся на серверах Битрикс. Это может быть проблемой для компаний с четким требованием по безопасности — хранить данные только на своих серверах. Также из данных можно экспортировать можно только лиды, сделки и контакты.

— Нет контроля за обновлениями. Все новые функции специалисты Битрикса тестируют сначала на облаке. Если функция прижилась — ее отправляю в коробочное решение. Если в коробке я сознательно покупаю обновления, то в облаке у меня выбора нет. Обновления могут серьезно менять среду и влиять на ваши доработки. Чаще всего об обновлениях клиенты узнают сразу, потому что перестает работать часть жизненно важных функций.

— Регулярные расходы. Подписку нужно постоянно оплачивать и продлевать. Вы не приобретаете лицензионный продукт (как в случае с коробкой), а берете “в аренду” доступ к нему.

— Нет гибкости в настройках прав и доступов. Для работы в облачной версии нужно давать администраторам максимальный доступ. Это не совсем безопасно — десятки администраторов в программе имеют слишком широкие права, их нельзя сменить на частичные.

— Ограничения по количеству запущенных процессов. Если запустить большое количество бизнес-процессов одновременно, то системный администратор Битрикса может отключить вас от облака из-за нагрузки на сеть. И пока с проблемой не разберутся, компания остается без портала. В коробочной версии ограничения зависят только от мощности вашего сервера и находятся под собственным контролем.

— Функциональные ограничения. Расширять функционал облачного Битрикс24 можно только в рамках ограничений Rest API Битрикс24. Ограничения серьезные, не все приложения, которые должны выполнять большие и средние расчеты, смогут работать.

— Лимиты. Кроме перечисленных ограничений, в облачной версии есть несколько лимитов:

• Количество контактов, сделок, лидов для отчетов аналитики — до 100 000

• Максимальный размер файла шаблона — 2 Мб

• Письма из почтовой рассылки — до 1 000 000 на месяц

• Видеофайл для конвертации — до 1 Гб

• Хранение истории изменения файла — до 180 дней

• Максимальный размер видеофайла для конвертации — 1 Гб

— Сложности при переходе на коробочную версию. Чем дольше и основательнее вы “развернетесь” на облачной версии, тем труднее будет перебраться после нее на коробку. Придется перенастраивать большую часть внешних приложений, например, сквозную аналитику, телефонию или чаты мессенджеров.

Кому подойдет облачный Битрикс24

Облачное решение можно посоветовать:

— Компаниям до 50 человек, которые не собираются оцифровывать все процессы, хотят например вести только продажи в CRM.

— Компаниям, у которых не было корпоративного портала раньше. Хотят попробовать, прицениться и понять нужная для них вещь или нет.

— Малому бизнесу, стартапам, всем, кто хочет сократить по-максимуму расходы и запуститься как можно быстрее.

Выбирайте облачный Битрикс24, если уверены, что вам хватает ограниченного функционала, не нужна полная кастомизация и хранение данных на своем сервисе в перспективе ближайших трех лет.

Резюме

• Облачная версия Битрикс24 предлагает доступ по подписке с оплатой раз в месяц или на год вперед.

• Покупая версию Битрикс24 из коробки, вы приобретаете лицензионный продукт. Доплаты в дальнейшем нужны только за обновления или техподдержку.

• Облако снимает с вас почти все технические вопросы — программа на сервере компании 1С-Битрикс, она же обеспечивает безопасность и бесперебойную работу. В коробочной версии программу нужно развернуть на своем сервисе, самостоятельно поддерживать сохранность данных и т. д.

• Облако дает ограниченный функционал без возможности кастомизировать сервис под себя. Доступ к исходному коду закрыт. Для доработок есть готовые программные решения в маркетплейсе. Коробка позволяет полную кастомизацию с помощью модулей или через PHP.

• На короткой дистанции (до года) облачное решение обходится дешевле. На долгой дистанции (2-5 лет) коробка уже выгоднее.

• Выбирайте Битрикс24 из коробки, если вы крупная компания со сложными процессами; хотите кастомизировать всё под себя; имеете серьезные требования по безопасности данных; располагаете штатными IT-специалистами или готовы тратиться на привлечение их со стороны.

• Облачный Битрикс24 хорошо подойдет малому бизнесу, стартапам и компаниям со стандартными бизнес процессами. Выбирайте этот вариант сервиса, если вам не нужен дополнительный функционал и кастомизация. Например, когда Битрикс 24 использует только отдел продаж и то как записную книжку. Также облако подойдет для теста, знакомства с Битрикс24 и вообще концепцией корпоративного портала.