Вся правда об отчетах на POWER BI для интернет-маркетологов

Долгое время все наши отчеты делались в Google таблицах. Это была рабочая версия, но она имела массу недостатков:

• Сборка отчета занимала по 1,5-2 часа.

• Для клиентов цифры в таблице не понятны, не хватало простоты и красоты.

• Актуализация отчета делалась вручную, а некоторые проекты требовали ежедневного мониторинга ситуации

• Один месяц = один отчет, сводка данных за несколько месяцев превращалась в серьезную работу.

В 2016 году появилось сразу два инструмента для визуализации данных Google Data Studio и Microsoft Power BI. Хватило пары дней, чтобы понять, что это то, что нужно, а потом еще 1,5 года, чтобы запустить новый формат отчета:-) 

Как работает POWER BI?

Данные собираются из разных источников Google Analytics, Google AdWords, Яндекс Метрика, Яндекс.Директ, VK, Фейсбук, систем коллтрекинга, систем по мониторингу позиция сайта, 1С, CRM и тд.

С помощью коннекторов и выгрузки через api  систем все цифры попадают в единую базу. Представить массу цифр в красивых графиках и диаграммах помогает сервис интерактивной визуализации POWER BI. Данные обновляются в режиме онлайн, это уже не просто отчет, который собирается раз в месяц, а наглядный дашборд, который помогает ежедневно контролировать ход проекта.  Вот как это выглядело у коллег по цеху и нам захотелось так же :-)

Рабочий шаблон дашборда в агентстве

Покажу как работает POWER BI на примере нашего рабочего шаблона. Источники данных могут меняться, например, вместо данных о звонках из сервиса Callibri можем их тянуть из любого другого сервиса Calltouch, Манго, Comagic и тд,  либо добавлять новые разрезы. В целом формат дашборда повторяется из проекта в проект. Это ссылка на демо-версию дашборда. Открывайте и “тыкайте” разные вкладки по ходу чтения.

В отчете собраны следующие источники данных:

• Данные сбора позиций из Topvisor;

• Данные о звонках из личного кабинета Мегафон;

• Данные о звонках из сервиса Callibri;

• Данные из сервиса Google Analytics;

• Данные из сервиса OWOX (помогает выгружать данные о расходах из VK, Яндекс Директ,Фейсбук в Google Analytics)

А также некоторые данные из таблиц которые ведут менеджеры и специалисты

Это интерактивный отчет, в нем можно кликать по визуализациям и цифры будут меняться в реальном времени. Отчет содержит шесть страниц, внизу находятся стрелки для перехода между вкладками.

Страница 1. Общие показатели

Сверху видим ключевые показатели проекта. С помощью фильтров можно быстро получить данные за любой период. Теперь все участники проекта видят показатели проекта и не дергают  веб-аналитика или специалисту по рекламе.

Страница 2. Посещаемость

Эта страница заменяет ежемесячных отчет по SEO-продвижению. Раньше отчет за месяц делали в отдельном файле и было сложно сравнивать цифры разных периодов. Теперь быстро получаем данные за несколько месяцев в один клик. Да, все это есть в сервисе Topvisor, но клиентам удобно видеть все в одном отчете.

Мы оставили место для отображения списка выполненных и запланированных задач. Эти данные планируем выгружать из таск-менеджера с описанием задачи и отчетом по отработанному и запланированному времени.

Страница 3. Позиции

Эта страница отчета показывает как изменились позиции запросов в поисковой выдаче. Какие улучшили свои показатели, а какие наоборот “просели” в поиске. Видим позицию на начало выбранного периода и на конец, запросы, которые подросли, подсвечиваются зеленым цветом, которые упали красным.

Если запросов много, а нас интересует только их часть, то можно воспользоваться текстовым поиском.

Страница 4. Звонки

Здесь собираются данные о всех телефонных звонках из рекламы, с отметкой продолжительности звонка и статусом “Отвеченный/Неотвеченный”. Если слева внизу выбрать источник трафика (например Яндекс.Директ), то увидим сколько звонков было принято, сколько стоил 1 звонок именно из Яндекс Директ.

Страница 5-6. Отчеты по рекламе

На пятой странице собраны основные рекламные показатели: количество кликов, CTR, CPС, а также аналогичные показатели по целям и звонкам

На шестой странице эти же данные, но в разрезе кампаний и ключевых слов.

Можно увидеть на какое ключевое слово потрачено больше всего денег или сколько стоила одна основная цель на сайте по данному ключевому слову или кампании.

Этой вкладкой в основном пользуется специалист по рекламе, для анализа эффективности рекламных кампаний и ключевых слов.

Сколько стоит такой отчет?

Преимущества отчетов очевидны, но есть один жирный минус: поддержание работоспособности системы требует большого количества рук. Разработка отчета заняла больше двух месяцев и 180  часов команды. Сейчас в процессе доработки отчетов заняты менеджер проекта, аналитик, программист, seo-специалист и специалисты по платному трафику. Ошибки возникают постоянно, то не обновились данные, то появились новые данные, то изменился формат данных получаемых по api. Вот так выглядит список правок и доработок на текущий день.

Мы до сих пор делаем некоторым клиентам отчеты в старом формате, так как есть проблемы с формированием разных срезов данных. Поэтому создание отчетов на POWER BI это история скорее не про экономию времени сотрудников, по крайней мере на старте, а про эффективность. Времени тратим на отчетность столько же и даже больше, но данные стали актуальными и наглядными.

Это наш первый вариант отчета, вероятно многое исправим и сделаем удобнее, понятнее, красивее. Если у вас есть идеи или опыт, напишите в комментариях, что можно сделать лучше.